La transformation numérique modifie constamment notre mode de vie. Même les signatures manuscrites n'ont pas survécu à cette transformation de la numérisation et ont évolué au fil du temps. Les signatures électroniques ont remplacé les paraphes manuels sur papier afin de simplifier l'échange et le contrôle électroniques des documents et des accords. Une signature numérique n'est pas la numérisation d'une signature écrite, mais un ensemble de codes permettant d'examiner et d'approuver formellement un document numérique. Ce dispositif présente plusieurs avantages par rapport aux signatures traditionnelles.
L’efficacité !
La clôture d'un processus commercial peut être un casse-tête et nécessite beaucoup de paperasse. Tout le temps disponible est donc utilisé pour des obligations administratives fastidieuses plutôt que pour la réalisation d'objectifs précis. C'est pourquoi tout le monde souhaite optimiser les temps de traitement en travaillant de manière numérique. L'utilisation de la signature électronique peut être une étape supplémentaire pour activer votre entreprise. Au bureau, vous n'avez plus besoin d'attendre que les cadres reviennent pour leur signature. De plus, il n'est plus nécessaire d'imprimer, de scanner et d'envoyer manuellement les documents.
Les signatures électroniques vous font gagner du temps lors de l'exécution des contrats, car elles permettent à toute personne interne ou externe à votre entreprise de signer des documents à tout moment et sur n'importe quel appareil. En outre, les signatures électroniques simplifient l'ensemble du processus d'acceptation et de signature, le rendant infaillible, tout en offrant le même niveau de sécurité que les documents traditionnels. Par conséquent, vous pouvez finaliser les transactions plus rapidement. Sur cette page, vous pouvez en savoir plus sur l' horodatage pdf.
La conformité juridique !
En fait, la majorité des pays du monde ont choisi des lois et des règlements qui admettent la légalité de la signature numérique et la traitent comme un émargement obligatoire. En Europe, grâce à la règle eIDAS, vous disposez d'une plateforme juridique qui permet l'utilisation et la vérification transfrontalières des signatures électroniques. Par rapport à cette disposition, les tribunaux considèrent tous les types de signatures de la même manière. Les signatures numériques assurent la véracité et garantissent la vérification de l'identité du signataire. Elles peuvent être utilisées dans tous les tribunaux comme n'importe quel autre document papier signé. En privilégiant une solution adaptée à la réglementation applicable, vous êtes sûr de respecter ces exigences légales.
Les signatures électroniques permettent en outre à votre entreprise de réaliser des économies sur les coûts budgétaires annuels. Elles réduisent les coûts liés à l'impression, au classement et au transfert des documents. Plus besoin d'investir dans du papier, de l'encre d'imprimante, des stylos ou d'envoyer des documents par coursier ou par courrier. Vos employés n'ont plus besoin de se déplacer pour signer des dossiers, ce qui réduit les frais de transport, de déplacement et même de déjeuner.
L’expérience utilisateur !
Il s'agit de la façon dont les clients perçoivent leurs interactions avec votre entreprise. Elle est déterminée par le moment où ils interagissent avec votre entreprise. Vous pouvez optimiser ces interactions en utilisant les signatures électroniques. Ce type de méthode offre au client l'avantage de pouvoir signer des documents n'importe où, ce qui lui permet d'approuver rapidement un prêt ou de conclure une transaction alors qu'il est en vacances.
En outre, tous les types d'appareils peuvent être utilisés, ce qui rend les signatures numériques très conviviales. Plus besoin de piles de documents pour classer les documents initiaux ou administratifs. Il suffit d'envoyer le contrat par courriel et la transaction peut être conclue en quelques minutes.
La sécurité !
Dans le domaine de la signature, la sécurité et l'authenticité sont les principales priorités. Chaque modèle de signature électronique est déjà plus fiable que les signatures manuelles sur papier. Grâce au cryptage et à l'horodatage, vous pouvez garantir que le document reste identique après sa signature. Avec les signatures électroniques, vous pouvez être sûr que vous signez tous les documents. En outre, les signatures numériques sont pratiques car elles sont moins sujettes aux erreurs. Les contrôles manuels sont plus risqués que les procédures automatisées.
Un autre avantage des signatures électroniques en matière de sécurité est qu'elles vous permettent de mettre en œuvre la gestion du consentement, qui est obligatoire en vertu du RGPD. Vous pouvez en ajuster librement le niveau en fonction du type de sécurité dont vous avez besoin. Vous souhaitez proposer un mécanisme de signature pour s'abonner à une newsletter ou signer un contrat ? Dans cette situation, l'identité de la personne autorisée doit être garantie. Le transfert technique des signatures dépend du niveau de sécurité. Vous pouvez insérer un cryptage lorsqu'un niveau de protection élevé est requis. En appliquant le bon niveau de sécurité, vous pouvez trouver le bon équilibre entre simplicité et sécurité.
La signature numérique est une nouvelle fonctionnalité bénéfique pour les banques et leurs clients. En simplifiant le processus de souscription, elle permet de gagner du temps et de rendre les contrats immédiatement effectifs. De plus, la signature dématérialisée améliore la gestion en éradiquant le risque de perte de dossiers.